UITGESPIT

Coronacommunicatie

Het project

Wanneer?

We gaan terug in de tijd, naar donderdag 12 maart 2020. Persattaché Hilde Verhelst wordt bij de deputatie geroepen. Er is een virus met de naam corona dat onze volksgezondheid in gevaar brengt. De provincie neemt als werkgever meteen drastische maatregelen die intern vertaald moeten worden. Wat volgt is de start van een rollercoaster aan (crisis)communicatie en crisismanagement. Wat?

In amper twee dagen tijd zet de Communicatiedienst de lijnen en structuren uit van de coronacommunicatiemachine voor zowel interne als externe communicatie. Hoe?

De Communicatiedienst zet de interne Sharepointpagina ‘Info corona’ op, met antwoorden op de veelgestelde vragen voor medewerkers en leidinggevenden, en vertaalt de nogal technische informatie naar heldere taal. Via een dagelijkse interne meeting ‘Update corona communicatie’ staan de griffier en de Communicatiedienst in contact met enkele ankerpersonen per departement voor een snelle informatiedoorstroom en strak crisismanagement. Algauw wordt ook duidelijk dat onze (buiten)diensten naar hun klanten moeten communiceren. Om helder en uniform als organisatie naar buiten te komen, kiest de provincie voor centrale communicatie. Affiches, bewegwijzering, socialemediaberichten en andere algemene of op maat gemaakte communicatiemiddelen worden opgemaakt en verdeeld. Code rood?

Wanneer de provincie Antwerpen eind juli plots code rood krijgt omdat de besmettingen in onze regio opvallend hoog zijn, moet de gouverneur extra maatregelen treffen voor onze provincie. Resultaat: heel wat vragen, een overvolle mailbox bij het kabinet van de gouverneur en een roodgloeiende telefoon. Een plan van aanpak om de mails en telefoons te behandelen dringt zich op. De Communicatiedienst wordt ingeschakeld, zet een crisisteam op en schrijft handleidingen uit. ICT richt een callcenter in via Skype. Er wordt een warme oproep gedaan en uit vele diensten komen er helpende handen om het crisisteam te ondersteunen. Dagelijks vindt er een briefing plaats voor iedereen die helpt met het beantwoorden van mails en telefoontjes. Een maand lang staat de Communicatiedienst dagelijks in nauw contact met het kabinet. De berg mails verdwijnt en eind augustus lopen de aanvullende provinciale maatregelen af. De Communicatiedienst stopt op 31 augustus haar ondersteuning. Maar in de schuif ligt een volledig draaiboek voor het kabinet klaar mocht er een nieuwe piek komen.

Paul Hendrickx over de coronacommunicatie

Paul, hoe beleef jij deze periode als diensthoofd van de Communicatiedienst? Paul Hendrickx: “Ik zie tijdens deze crisis nog maar eens de noodzaak van een degelijke centrale communicatiedienst. Communicatie mag binnen een organisatie geen aanhangsel zijn, het moet een strategische pijler zijn. Daar zijn we als dienst in geslaagd. Vanaf dag één voel ik een enorme gedrevenheid binnen onze Communicatiedienst. Ik zie het resultaat van een jarenlang proces van kneden, experimenteren, mislukken, … naar een goed georganiseerde Communicatiedienst met de juiste professionals op de juiste plaats: grafische vormgevers, copywriters, socialemedia-experts, projectmedewerkers, … Het is geruststellend dat ik als leidinggevende weinig moet bijsturen. Uiteraard ben ik er om knopen door te hakken, maar mijn collega’s nemen zelf het initiatief en het heft in handen, ze plegen onderling overleg als ze die noodzaak voelen, ze zien werk waar nodig en vooral; ze denken in oplossingen.” Is deze hele corona-aanpak enkel het werk van de Communicatiedienst? Paul: “Absoluut niet! We coördineren het project vanuit de communicatie maar de hele aanpak is het resultaat van een uitstekende samenwerking tussen alle ondersteunende departementen. Zonder uitzondering! Men doet bijvoorbeeld beroep op ICT voor het telewerken. Onze collega’s van Logistiek leverden schermen en bureaustoelen aan huis en zorgen bij de heropening en opschaling van het provinciehuis voor een veilige werkplek. DMCO zet in hun communicatie en ondersteuning sterk in op telewerken en tijdelijke werkloosheid, … We spreken hier echt over een geweldige samenwerking!"


“De hele corona-aanpak is het resultaat van een uitstekende samenwerking tussen alle ondersteunende departementen.”

Paul Hendrickx, diensthoofd Communicatiedienst


Heb je een verklaring voor die vlotte samenwerking? Paul: “Los van het feit dat je met een noodsituatie te maken hebt, is onze organisatie op veel vlakken echt wel goed georganiseerd. De voorbije jaren zijn er al heel wat inspanningen geleverd om bijvoorbeeld het flexwerken of het plaatsonfahankelijk werken ingang te doen vinden bij onze medewerkers. De wijze waarop we met deze crisis omgaan in onze organisatie, is daar het bewijs van. Tegelijkertijd blijven we bijleren en worden we als organisatie samen beter.”

Zijn er nog zaken die je opvallen tijdens deze crisis? Paul: “De situatie brengt mensen samen die voordien niet (vaak) samenwerkten. Met het dagelijks coronaoverleg waarin de griffier de leiding neemt, breng je niet alleen het volledige managementteam, maar ook heel wat medewerkers bij elkaar, waar je anders zelden of nooit mee in contact komt en waarmee je projecten in ijltempo op poten zet. Ik denk maar aan de persconferenties die je nu digitaal kan bijwonen.

Ik hoop dat we deze vlotte samenwerking blijven verderzetten en dat we onthouden dat we dit alles samen voor onze organisatie doen.”

Coronacommunicatie in beeld

#Tuurlijkda

Een restaurantbezoek, staat dat nog op het menu? #tuurlijkda

Het is niet omdat het leven in onze provincie even stilviel, dat we moeten blijven stilzitten. Zonder de maatregelen uit het oog te verliezen, is het belangrijk dat we in deze buitengewone tijden terug kunnen genieten van de gewone momenten. Op vraag van de deputatie werd daarom een socialemediacampagne #tuurlijkda gelanceerd.

Met de campagne moedigt de deputatie de inwoners en bezoekers aan om te genieten waar het kan. Zo krijgen de ondernemers in de horeca en de toeristische sector, én onze winkeliers een duwtje in de rug.