VOORUITBLIK 2025

De redactiewerking werd afgelopen jaar verder op punt gezet voor een vlotte nieuwsvergaring, o.a. dankzij de ingebruikname van tools zoals Trello en Padlet. De toetreding van twee Interreg reporters hielp uiteraard bij de aanmaak van content. Aangezien de continuïteit van reporters niet gegarandeerd is voor het komende jaar, zal de communicatiecel actief de baan op gaan en zal ze beleidsmedewerkers en projectadviseurs aanmoedigen dit ook te doen. Reporter Romy blijft nog bij ons t/m maart 2025 en zal naast het reporterschap volgende zaken op zich nemen:

• Hoe zou het nog zijn met... Romy neemt contact met projecten uit Interreg V waarvan op dit moment bepaalde resultaten nog steeds bestaan, geëvolueerd zijn en de nodige impact konden genereren.
• Romy to the rescue: projecten die ondersteuning kunnen gebruiken op gebied van projectcommunicatie hebben de mogelijkheid om een voorstel in te dienen. Half januari werden een zestal voorstellen ingediend en wordt een selectie voorzien.

Er zal in de loop van het jaar een nieuwe oproep gelanceerd worden om nieuwe reporters aan te trekken.

Het kapitaliseren op projectresultaten werd in het verleden bevorderd d.m.v thematische nieuwsbrieven, thematisch gebundelde items op social media, de programmawebsite met projectwebsites, de kaart met projectresultaten, een doorgedreven zoekfunctie etc. De werkgroep rond kapitalisatie werd nieuw leven ingeblazen en daar kwamen enkele ideeën uit voort. Zo zullen volgende zaken concreet ontwikkeld worden:

• Een impactsheet per project: overzichtelijke, beknopte en frisse visualisatie van het eindrapport, inclusief de relevante realisaties en/of indicatoren, type partners, budget... én impact. Idealiter met quote van PV met focus op ‘wat met output/outcome na afloop’.
• One minute video’s: behapbaar maken van wat een project heeft gerealiseerd (of gaat doen) aan de hand van een originele vraagstelling, bijvoorbeeld ‘Zijn we de otter beter kwijt dan rijk?’ Met deze filmpjes kan er tevens eenvoudig ingespeeld worden op actualiteit als er zich een onderwerp aandient waarbij we kunnen aanhaken. Of kan er connectie gezocht worden met Nerdland/Universiteit van Vlaanderen en andere platformen.
• Matching: onder de ruime noemer Tinderreg worden diverse matchingactiviteiten tussen projecten ondergebracht. We denken daarbij aan het blind date concept waarbij enkele projectpartners uit diverse projecten met elkaar in contact gebracht worden via online lunchmeetings.

De samenwerking met het communicatiebureau dat het inspiratietraject uitstippelde, werd begin 2024 stopgezet. Het secretariaat wil de montage van de zes series van filmpjes intern verder afwerken en voorziet een finalisering in het voorjaar van 2025 wanneer de eerste projecten uit Oproep 3 goedgekeurd zullen worden. In het verlengde van deze extra ondersteuning en inspiratie, willen we onderzoeken of er workshops georganiseerd kunnen worden voor begunstigden die vlotter willen schrijven over wetenschappelijk onderzoek. Tijdens de workshop zal iedere deelnemer concrete materie uit het project omzetten naar populair-wetenschappelijke teksten. Die output kunnen zowel de projecten als het programma breed verspreiden met de bedoeling om ze gepubliceerd te krijgen. Voor recent toegetreden projecten wordt opnieuw een infosessie georganiseerd over het gebruik van het brand portal en het CMS van de website. Voorafgaandelijk wordt een korte bevraging uitgestuurd om zo al een inkijk te krijgen in wat geweten/niet geweten is voor beide portalen en kan er op ingespeeld worden tijdens het infomoment. Het is de bedoeling om dit opnieuw te organiseren wanneer nieuwe goedkeuringen van start gaan (vanaf maart 2025).

Eind 2024 werd een uitgebreide evaluatie uitgevoerd naar de implementatie of werking van Interreg VI Vlaanderen-Nederland. Op basis van een enquête onder (potentiële) begunstigden en vier panelgesprekken werd nagegaan in hoeverre het programma transparant, eenvoudig en klantvriendelijk is en efficiënt wordt beheerd en aangestuurd. Ook op gebied van communicatie zullen enkele aanbevelingen geïmplementeerd worden:

• De gids communicatie en de leidraad Europese verplichtingen herbekijken en vereenvoudigen tot een document dat zich specifiek toespitst op de huisstijl. Voor de verplichtingen wordt verwezen naar het programmareglement.
• Voor acquisitie-events werd gesuggereerd om het netwerken beter te faciliteren door een herschikking van de inspiratiemarkt en door via de naambadge aan te geven in welke doelstelling men geïnteresseerd is.
• De inspiratiegids burgerparticipatie wordt weinig gebruikt en er zijn te weinig praktische voorbeelden in opgenomen. Concrete verbeteringen zullen opgenomen worden door een stagiair of IVY-vrijwilliger.
• De begunstigden gaven aan dat het niet altijd duidelijk is of ze een download onder ‘Start je project’ of ‘Tijdens je project’ moeten zoeken. Een nieuwe doorlichting van de downloads-pagina wordt georganiseerd en aanvullend zullen links naar opnamen van eerdere webinars erbij geplaatst worden.
• De FAQ-lijst bleek niet bekend bij de deelnemers van het panel begunstigden. We zullen deze promoten via de nieuwsbrief of door kruisverwijzing naar de FAQ’s in andere tools. Het is ook aangewezen de lijst eerst goed tegen het licht te houden.
• Enkele begunstigden benoemden tekortkomingen aan het brand portal, maar het betreft grotendeels een gebrek aan technische kennis gepercipieerde tekortkomingen. We zetten daarom in op blijvende verduidelijking van wat het brand portal kan, en hoe men het dient te gebruiken. Concrete onduidelijkheden of (echte) tekortkomingen worden doorgegeven aan de leverancier (er werden al nieuwe tekstopties toegevoegd om het bewerken van teksten in de tool gemakkelijker te maken).
• Het CMS voor de gezamenlijke programma- en projecten website wordt gesmaakt. Volgens enkele begunstigden missen er nog enkele denkbare functionaliteiten. Het gros van de gewenste functionaliteiten bestaat echter wel en er zijn alternatieven voor zaken die niet kunnen. Ook hier wordt blijvend ingezet op verduidelijking van wat het CMS kan.

In 2025 verschijnt ook het nieuwe programma stilaan aan de horizon. Nadat we met de publieksconsultatie in 2024 een eerste communicatie-actie rond de ‘post 2027’ programmaperiode realiseerden, wordt 2025 vooral een jaar van oriëntatie en voorbereiding. Voor wat betreft communicatie vooral op de organisatie van grootschalige events zoals eerder het geval was met Funding the Future (2019) en Verleg de Grens (2022). Om in 2026 een groot event als Funding the Future (tientallen demo’s van realisaties uit lopende of afgelopen projecten, diverse workshops gericht op o.a. de nieuwe programmaperiode) te organiseren, dient de voorbereiding te starten in het komend werkjaar.